Vous organisez un festival et vendez des billets de type "Passeport", donnant accès à plusieurs événements individuels? Voici comment faire pour scanner les billets de vos événements.
Vous organisez un festival et vendez des passes de type "1 jour", "Weekend" ou autre, et donnez accès à vos clients à plusieurs événements grâce à leur passeport?
Le scan de billets pour des événements de type "Passeport" (événement Parent) et ses événements individuels (événements enfants) peut devenir un vrai casse-tête! 🧩
On vous donne ici les éléments clés pour bien scanner les billets de ces événements, en fonction de vos besoins! 2 options s'offrent à vous pour scanner les billets.
RAPPEL IMPORTANT
Lorsque vous vendez votre événement "Passeport" (événement parent), ce dernier génère automatiquement une réservation, au nom du client, pour chacun des événements individuels liés (événements enfants).
Ex: un client achète un "Passeport 2 jours". Vous retrouverez dans le système la réservation pour le Passeport, mais aussi deux autres réservations pour l'événement "Jour 1" et pour l'événement "Jour 2".
- Si le client achète son Passeport sur le web, il reçoit seulement 1 billet électronique pour le Passeport, et aucun billet pour les événements individuels.
- Or, si le client achète son Passeport sur place, il reçoit son billet Passeport, mais peut aussi recevoir ses billets individuels pour chacun des événements enfants, si vous le souhaitez.
Option 1: Envoyer et scanner les billets individuels ("enfants")
Envoyez par billet électronique tous les billets des spectacles "enfants" de votre passeport. Comme ces réservations ont déjà été créées automatiquement lors de l'achat du spectacle "parent", elles sont déjà associées au bon client.
Vous pouvez envoyer à tous les clients leurs billets individuels en passant par le BI1. Une bonne pratique serait de leur envoyer un courriel de rappel ou une infolettre pour les aviser de l'envoi de ces billets et leur expliquer comment procéder (ils doivent présenter chaque billet individuellement lors de chaque spectacle ou à chaque jour, par exemple.).
Une fois ces billets envoyés (imprimés), ils pourront être scannés à l'arrivée des clients.
L'avantage de cette option est que la gestion des billets est très simple pour vous. Par contre, le client devra potentiellement présenter plusieurs billets différents, ce qui peut nuire à son expérience.
Option 2: Envoyer seulement le billet "Parent", mais scanner à chaque événement "Enfant"
Si, au contraire, vous avez fourni à vos clients un seul billet électronique (celui du Passeport, l'événement "Parent") et que c'est ce dernier que vous souhaitez scanner, il vous faudra effectuer un export des codes QR de cet événement et ensuite un import des codes QR vers chaque événement individuels ("Enfant").
Les clients doivent donc avoir en leur possession uniquement le billet Passeport.
Voici comment faire en 2 étapes (export et import).
L'avantage de cette option est que le client n'a qu'un seul billet à présenter à ses événements! Plus de simplicité et une meilleure expérience client.
A. Exporter les codes QR du Passeport
-
Envoyez l’événement requis aux scanneurs. Pour plus de détails, référez-vous à cet article : Envoyer un spectacle aux scanneurs. Dans votre cas, il n'est pas nécessaire de porter une attention particulière aux différentes options, puisque ce n'est pas Tuxedo Scan qui effectuera la vérification des billets. Cliquez sur enregistrer et quittez ce module.
-
Assurez-vous que vos ventes de Passeport sont fermées afin de pouvoir transmettre les codes de scan de TOUS vos billets émis.
- Assurez-vous que tous vos billets sont bien imprimés (imprimés ou envoyés) afin que tous les codes QR soient générés et que vous puissiez bien les exporter. Pour vérifier, utilisez la loupe avec les filtres : Spectacle, État et Statut = Non imprimé.
- Générez le rapport SC1 via le menu Rapports et statistiques.
Choisissez votre spectacle, la représentation voulue et cliquez sur Générer.
Vous verrez alors apparaitre la liste de vos billets vendus, le nom des clients, etc. Cliquez sur le bouton XLS pour exporter la donnée en Excel.
Vous devriez obtenir un rapport qui ressemble à ceci:
👉 Les codes de scan qui devront être intégrés dans chacun des événements individuels ou vous souhaiterez les scanner, se retrouvent au niveau de la colonne E, nommée "code de billet".
B. Importer les codes de billets du Passeport dans les événements individuels
- Envoyez aux scanneurs chaque événement individuel (enfants).
- Retrouvez un des événements individuels dans l'onglet Envoi des billets aux scanneurs. Cette étape devra être répétée pour chaque événement enfant.
Si la première étape a bien été réalisée, vous devriez voir la mention "envoyé" dans la colonne statut :
Cliquez sur la ligne du spectacle individuel qui vous intéresse, pour accéder à la fenêtre ci-bas. Vous y verrez un deuxième onglet : Importer codes externes.
3. Copiez-collez les codes QR depuis le fichier Excel exporté à l'étape 1.
Cliquez sur l'onglet Importer codes externes et une fois copiés, collez-y les codes générés dans votre fichier Excel de Passeport.
4. Cliquez ensuite sur Envoyer au scan pour finaliser.
Et voilà! Vous pourrez alors scanner tous les billets!
BONNE PRATIQUE
-
Effectuez l’importation à la dernière minute si nécessaire, en vous assurant que les scanneurs sont connectés à un réseau Wi-Fi ou 3G/LTE.
-
Vous pouvez réaliser plusieurs importations successives en ajoutant les nouveaux codes à la suite des précédents.