Les producteurs de spectacles comme les directions générales aiment rester à l'affût des ventes de leurs spectacles sur une base régulière. Programmez un envoi de rapport automatisé afin de vous éviter d'envoyer manuellement un rapport VE1 aux producteurs plusieurs fois par semaine!
Si vous n'êtes pas familier avec le rapport Ventes - Sommaire des représentations (VE1), veuillez vous référer à cet article.
Tout d'abord, vous devrez vous rendre dans le menu d'Envoi de rapport. ✈️
Cliquez ensuite sur Rapport + pour créer un nouvel envoi de rapport. Vous serez redirigé vers la page de configuration d'envoi de rapport automatisé.
PREMIÈRE SECTION (GAUCHE)
Commençons par la section de gauche. Débutez la configuration avec les 7 étapes suivantes :
1. Si vous désirez activer cet envoi de rapport dès la sauvegarde des configurations, assurez-vous d'activer l'option Actif en haut de la page ✅.
2. Sous Type de rapport, sélectionnez VE1 - Ventes - Sommaire des représentations dans le menu déroulant.
3. Sélectionnez ensuite le Format de rapporté. À cette étape, les choix se multiplient. Pour visualiser à quoi ressemble chaque format de rapport, cliquez ici.
4. Maintenant que vous avez choisi le format de rapport, vous pouvez choisir la langue du rapport. Actuellement, seul le modèle de rapport Rapport multiple est disponible en anglais.
5. Sous Destinataire, vous pouvez ajouter en un clic les courriels d'un producteur préalablement configuré (voir article Ajouter un producteur) en sélectionnant celui-ci et en cliquant sur Ajouter les courriels de ce producteur.
Sinon, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton vert + Ajouter un courriel et inscrire l'adresse souhaitée.
💡Pensez à indiquer le nom de la personne à gauche du courriel, cela vous évitera de vous questionner, si le courriel ne comporte pas le nom du destinataire (ex. billetterie).
6. Dans le champ Objet, indiquez le nom que vous désirez donner au rapport.
Le champ Objet sert à indiquer le nom de l'envoi de rapport à l'interne et servira de sujet au courriel envoyé contenant le rapport. Assurez-vous de lui donner un titre représentatif, vous pourriez avoir une longe liste d'envoi de rapports programmés. Notre conseil, incluez les informations suivantes : fréquence, organisation, producteur.
Exemples :
- Ventes hebdomadaires - Théâtre ABC - Producteur A
- Producteur B - Ventes quotidiennes du Théâtre ABC
7. Indiquez ensuite la fréquence à laquelle vous souhaitez que les destinataires reçoivent le rapport.
L'heure d'envoi indique l'heure à laquelle le rapport se génèrera, gardez en tête qu'un rapport qui se génère à 9h sera peut-être envoyé quelques minutes plus tard 🕞.
C'est possible d'ajouter plus d'un horaire d'envoi, en cliquant sur +Ajouter horaire.
De cette façon, si un envoi doit se faire chaque lundi, mercredi et vendredi, par exemple, vous pouvez ajouter 3 horaires, hebdomadaires, programmés pour le lundi, le mercredi et le vendredi.
Sous le champ Horaire Date de fin, vous pouvez indiquer une date de fin d'envoi.
Félicitations! Vous avez configuré les paramètres qui concernent l'envoi du rapport. Il ne vous reste plus qu'à configurer les paramètres sur rapport même.
DEUXIÈME SECTION (DROITE)
Dans la moitié droite de la fenêtre d'envoi de rapport automatisé, vous trouverez les paramètres du rapport.
1. Sous Dates, indiquez l'étendue des dates de RÉSERVATIONS.
Pour la plupart des formats de rapport, vous avez 2 sections ; les ventes totales en date d'aujourd'hui à gauche, et les ventes de la période à droite. C'est donc ici que vous choisissez ce qui se trouve dans la section de droite.
Par exemple, si vous envoyez un rapport hebdomadaire, vous choisirez les ventes de la Semaine dernière, ou des 7 derniers jours.
Si vous optez plutôt pour un rapport quotidien, vous choisirez les ventes de Hier.
2. Dans la section Représentations, la section Dates correspond aux dates des représentations. C'est-à-dire ; souhaitez-vous envoyer les ventes des événements du mois en cours, de l'année, ou des événements qui sont dans le futur (à compter de ce jour)?
3. Le champ de recherche et les options Catégorie de rapport et Salles vous permettront de filtrer la sélection de spectacles. Les icônes de calendrier, a → z et flèche permettent d'organiser la liste de spectacles en ordre chronologique ou alphabétique et d'afficher ou de cacher les spectacles passés et archivés.
Une fois vos événements triés ou filtrés à votre guise, vous n'avez qu'à choisir un ou plusieurs spectacles dans la liste, et à cliquer sur le bouton vert Ajouter. Vous verrez, juste en dessous, les spectacles faisant partie de votre sélection, et ceux-ci ne seront plus visibles dans l'encadré de sélection. Pour les retirer du contenu du rapport, cliquez simplement sur le X à côté de chacun d'eux.
Gardez la touche CTRL (ou CMD) de votre clavier enfoncée et utilisez votre souris pour cliquer sur plusieurs événements et ainsi choisir d'inclure plusieurs spectacles à votre rapport.
4. Pour terminer, vous pouvez activer au besoin les options Exclure réservations gratuites, Inclure les blocages et Inclure les réservations non-payées en fonction des besoins du producteur.
Voilà, votre envoi de rapport est prêt ! N'oubliez pas d'enregistrer ! 😉