Chaque guichetier devrait avoir la responsabilité de balancer sa journée à la fin de celle-ci. Une belle façon de responsabiliser tout le monde et d'enlever des maux de tête à la comptabilité! 🤯
Cette fermeture de journée se fait en 2 grandes étapes ; Le CA1-CA2 et le SP2.
- Il suffit de sortir un CA1 afin de vérifier le montant des ventes par mode de paiement.
- Sélectionnez la date d'aujourd'hui comme début et fin, ainsi que votre usager.
- Vérifiez si les montants correspondent à ceux que vous avez encaissés sur votre TPV (Visa, Mastercard, Débit).
- Vérifiez si les montants correspondent à ceux que vous avez encaissés en argent dans votre caisse.
- Vérifiez tous les autres modes de paiement que vous avez (Givex, échange, chèque, etc.).
- Si jamais un montant ne balance pas entre ce que vous avez réellement encaissé et votre CA1, sortez un CA2.
Le CA2 vous permettra de voir le détail de chaque réservation et de panier pour chacun des modes de paiement.
Vous pourrez donc facilement retracer quelle transaction ne fonctionne pas avec ce que vous avez réellement encaissé.
Dans ce cas, vous pouvez toujours modifier un paiement dans Tuxedo afin que le panier reflète la réalité.
BONNE PRATIQUE
Si vous avez fait une erreur, corrigez-la dans la même journée, ou du moins le plus tôt possible! Ainsi, vous ne traînerez pas des erreurs qui compliqueront la vie de la comptabilité à la fin de la semaine ou du mois!
- Par la suite, veuillez sortir un SP2 afin de vous assurer qu'il n'y a pas de réservation non payée. Pour ce faire, sélectionnez votre usager, ainsi que la date d'aujourd'hui pour la période de réservations.
- Ce rapport vous indiquera si des réservations n'ont pas encore de paiement.
- Il se peut que ce soit voulu, si, par exemple, un client a fait une réservation en vous disant qu'il viendra payer demain.
- Si vous ne choisissez pas d'usager, ce peut aussi être une réservation en ligne qui est en train de s'effectuer en ce moment même. Dans ce cas, vous ne verrez pas de nom de client associé à la réservation.
- Bref, assurez-vous que les réservations qui s'y trouvent soient justifiées.
Complétez le balancement de votre journée selon vos procédures internes. Ce peut être d'imprimer ou d'envoyer vos rapports à votre gestionnaire de billetterie ou à la comptabilité pour vérification, faire votre dépôt en argent, etc.
En mettant en place des mesures de balancement de caisse claires, vous optimisez vos opérations et le suivi de celles-ci, à court et à long terme! 👍