Vous désirez envoyer une liste des spectateurs à jour au personnel d'accueil le soir d'un spectacle? L'envoi automatisé du rapport RE2 pourrait vous être utile !
Si vous ne connaissez pas le RE2, veuillez vous référer à cet article.
Tout d'abord, vous devrez vous rendre dans le menu d'Envoi de rapport. ✈️ Cliquez ensuite sur Rapport + pour créer un nouvel envoi de rapport. Vous serez redirigé vers la page de configuration d'envoi de rapport automatisé.
Débutez la configuration avec les étapes suivantes dans la section de droite :
- Si vous désirez activer cet envoi de rapport dès la sauvegarde des configurations, assurez-vous d'activer l'option Actif en haut de la page ✅.
- Sous Type de rapport, sélectionnez RE2 - Représentations - Liste des clients dans le menu déroulant.
- Sous Format, il vous faudra sélectionner HTML_RAPPORT.
- Choisissez la langue du rapport. Actuellement, le rapport n'est disponible qu'en français, vous devrez donc sélectionner Français ou laisser ce champ non rempli.
Sous Destinataire, vous pouvez ajouter les courriels d'un producteur préalablement configuré (Ajouter un producteur). Comme vous risquez plutôt d'envoyer ce rapport à votre gérant de salle ou à vos agents à l'accueil, vous pouvez Ajouter un courriel et mettre les adresses des personnes concernées.
💡 Pensez à indiquer le nom de la personne à gauche du courriel, cela vous évitera de vous questionner si le courriel ne comporte pas le nom du destinataire.
Dans le champ Objet indiquez le nom que vous désirez donner au rapport.
Le champ Objet sert à indiquer le nom de l'envoi de rapport à l'interne et servira de sujet au courriel envoyé contenant le rapport. Assurez-vous de lui donner un titre représentatif, vous pourriez avoir une longe liste d'envoi de rapports programmés.
Indiquez la fréquence à laquelle vous souhaitez que les destinataires reçoivent le rapport.
L'heure d'envoi indique l'heure à laquelle le rapport se génèrera, gardez en tête qu'un rapport qui se génère à 9h sera peut-être envoyé quelques minutes plus tard 🕞.
Comme vous risquez de n'envoyer ce rapport qu'une seule fois. Sous le champ Horaire Date de fin vous pouvez indiquer une date de fin d'envoi.
Félicitations ! Vous avez configuré les paramètres qui concernent l'envoi du rapport. Il ne vous reste plus qu'à configurer les paramètres du rapport.
Dans la moitié droite de la fenêtre d'envoi de rapport automatisé, vous trouverez les paramètres du rapport.
Sous Dates, indiquez les dates de réservations qui devraient se retrouver dans ce rapport.
À l'usage du RE2, vous souhaitez sûrement obtenir le nom de tous les détenteurs de billets, peu importe la date à laquelle ils ont procédé à leur réservation. Vous sélectionnerez donc Toutes les dates.
Dans la section Représentations, vous trouverez un champ déroulant affichant les options de dates de représentations.
Si vous programmez l'envoi pour un spectacle qui possède plus d'une date de représentation, vous pouvez indiquer À compter de ce jour ou Aujourd'hui. De cette façon, votre équipe recevra une liste à jour des invités pour la ou les représentations future(s) seulement ! 📆
Les options Catégorie de rapport et Salles vous permettront de filtrer la sélection de spectacles.
Les icônes de calendrier, a → z et flèche permettent d'organiser la liste de spectacles en ordre chronologique ou alphabétique et d'afficher ou de cacher les spectacles passés.
Enfin, sélectionnez le ou les représentations pour lesquelles vous souhaitez envoyer le rapport.
Voilà! Votre rapport est prêt à être envoyé! ✈️