Organiser un spectacle-bénéfice est une excellente façon de recueillir des fonds pour une cause via la vente de billets d'un événement. Voici un guide étape par étape pour vous aider à créer et configurer votre propre événement caritatif.
Attention!
Afin de créer un événement-bénéfice, vous devez :
- avoir le module de philanthropie activé dans votre Tuxedo
- Créer votre organisme de charité
- Créer votre campagne de financement
Par la suite, la création de votre événement-bénéfice se fera en deux étapes :
- Créer un spectacle-bénéfice via le module de Philanthropie
- Créer l'événement associé au spectacle-bénéfice via la Création d'événements
Créer un Spectacle-Bénéfice
1. Accéder à la section Spectacles-Bénéfice
- Rendez-vous à l'onglet Philanthropie pour accéder à la section dédiée aux spectacles-bénéfice.
- Ajoutez un spectacle-bénéfice pour débuter la configuration.
2. Onglet Informations générales
- Nommez et associez votre spectacle-bénéfice à une campagne de financement
Si vous n'avez pas encore créé de campagne de financement, consultez l'article intitulé Créer une campagne de financement pour vous guider dans cette démarche.
- Associez le poste comptable
Si vous utilisez les postes comptables, c’est à cet endroit que vous associer un poste comptable à cet événement spécial.
3. Onglet Reçu
- Déterminez du montant minimum pour que le client puisse recevoir un reçu de don.
Attention ❗
Comme les reçus de don ne peuvent pas être modifiés ou annulés une fois qu'ils sont émis, nous vous recommandons de toujours envoyer les reçus après que l'événement-bénéfice ait eu lieu. Au cas où l'événement serait annulé, par exemple. 😉
2. Associez le bon modèle de reçu
Si vous avez des modèles de reçus spécifiques pour les spectacles-bénéfice, vous pouvez les associer ici.
3. Personnalisez le courriel de reçu
Modifiez le message du courriel qui accompagnera le reçu lorsque si vous les envoyez directement aux donateurs.
4. Onglet Traductions
Si votre plateforme Tuxedo est bilingue, n’oubliez pas de traduire toutes les informations du spectacle-bénéfice dans l'onglet dédié à la traduction.
Créer l'événement associé au Spectacle-Bénéfice
Une fois votre spectacle-bénéfice créé via le menu de Philanthropie, vous devez l'associer à un événement de votre programmation.
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Créez votre événement via l'onglet Création d'événement
Le processus de création d'un événement de spectacle-bénéfice est identique à celui d’un spectacle classique à l'exception de deux étapes supplémentaires expliquées au point 2. -
Associez le spectacle-bénéfice créé précédemment à l'événement
Cette action s'effectue dans l'onglet Informations générales.
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Configurez les tarifs en incluant une portion don
Une fois l'association du spectacle-bénéfice à l'événement faite, une nouvelle section apparaîtra dans la configuration des catégories de prix. Vous devrez y indiquer la portion du prix du billet considérée comme un don.Par exemple, un billet peut être vendu au prix de 100$, dont 50$ est considéré comme étant un don.
Vous pouvez avoir une ou plusieurs catégories de prix et le montant du don peut évidemment varier en fonction de chaque catégorie.
Par exemple, la portion en Don du prix du billet est peut-être moins élevée pour les sièges au balcon qu'au parterre.
Attention : le prix total inclura la somme du prix de base du billet, des frais et de la portion considérée comme don.
Voici l'affichage en ligne :
Et voilà! Poursuivez la création de votre événement comme d'habitude pour mettre en vente cet événement-bénéfice.
Astuce 💡
Cette fonctionnalité peut aussi être utilisée pour des spectacles de la programmation régulière, c'est-à-dire sans être de "vrais" événements-bénéfice. Vous pourriez utiliser la fonctionnalité pour vendre certaines sections de la salle à un prix plus élevé, incluant un don (ex. les loges avec un don de 25$). 😉 Ou de créer une tarification sociale incluant, pour certains paliers de prix, une partie en don! Et ce, pour quelques événements ou pour toute votre programmation!