Configurer un modèle de contrat

Configurez un modèle de contrat dans Tuxedo afin de mieux gérer vos réservations scolaires ou de groupe.

Le contrat peut être généré lors de l'émission d'une facture de panier ou via le rapport PA1. Le contrat est joint à la facture, et sert à indiquer les modalités de réservation. Par exemple : à quel moment le panier doit être payé, quelle est la valeur du dépôt, quelles sont les conditions de modification de réservation, etc. 

Afin d'émettre un contrat, vous devez d'abord le configurer! 😉

Facile! Dans le menu Configurations, cliquez sur Contrats. Vous arriverez directement dans votre contrat, que vous pouvez moduler comme bon vous semble.

Voici les différentes options de configuration possibles: 

1. Image : Modifiez le logo qui apparaît sur un contrat en ajoutant une image JPG ou PNG de format 280X100px. 

Les 2 champs suivants sont particulièrement intéressants puisque ce sont des champs dynamiques. Dans la génération des contrats, ils calculeront la valeur à afficher en fonction du paramètre ciblé. Voyons plus en détail ce que cela signifie. 

2. Pourcentage : Inscrivez le pourcentage de dépôt que vous souhaitez obtenir de la part du client. Lors de l'émission du contrat, le bon montant se calculera en fonction de ce pourcentage et du solde du panier.

Par exemple: Vous inscrivez le chiffre 50 dans le champ Pourcentage de votre modèle de contrat. L'achat du client totalise un montant de 300$. En générant le contrat, une condition pourrait être inscrite ainsi, le montant se calculant automatiquement : Un dépôt minimum de 150$ est exigé lors de la réservation des billets. Le montant de 150$ représente le calcul de 50% du montant de 300$. Pour rédiger une telle clause, vous devez vous assurer de mettre la balise @DepositAmount@  dans la rédaction du contrat soit dans l'encadré texte. 

3. Nombre de jours avant la date : Inscrivez le nombre de jours avant la date de l'événement, pour lequel une action doit être posée (ex. payer la totalité de la facture.

Par exemple: Vous inscrivez 60 dans le champ Nombre de jours avant la date dans votre modèle de contrat. Lors de la génération du contrat, vous pourriez donc avoir un contrat stipulant : Le montant total est dû pour le 15 juin 2023. Vous comprendrez que le 15 juin représente 60 jours avant la tenue de la représentation. Assurez d'ajouter la balise @ConfirmationDaysBeforeEvent@ dans la rédaction de votre contrat. 

4. Dans le grand encadré Texte, rédigez votre contrat! Ajoutez-y toute l'information nécessaire et pertinente à votre entente.

Aide à la saisie au contrat

Afin de vous aider à préciser des valeurs dans les contrats, il vous est possible d'ajouter ces champs dynamiques. Copiez-collez les tags dans votre texte (ex. @Total@) et lors de la génération du contrat, ce champ se mettra à jour en fonction des données du panier ou des réservations.

***Attention! Les champs d'aide à la saisie associés au Spectacle, à la Représentation et à la Salle seront renseignés en fonction de la première réservation au panier.  

Prenons l'exemple de ce panier 9DHTW:

Dans le modèle du contrat, les balises @ShowTitle@, @EventDate@, @EventHour@ et @VenueName@ feront référence à l'événement Émergence et convergence Novembre (la première réservation au panier). 

Voici donc l'aperçu du contrat pour ce panier :

👉 Comme pour bien des éléments et modules dans Tuxedo, n'oubliez pas de tester votre modèle de contrat à l'intérieur d'un vrai panier pour vous assurer que tout correspond à vos attentes!