Vous vous rendez compte que vous avez beaucoup de clients qui ont plusieurs dossiers? Vous aimeriez les fusionner, mais êtes un peu découragés de devoir le faire manuellement? Nous avons une solution pour vous!
Comme vous le savez, avec Tuxedo, comme il n'y a pas d'authentification du client en ligne, un nouveau dossier est créé lors de chaque transaction sur le web. C'est donc évident que plusieurs de vos clients auront vite plus d'un dossier!
Pour garder une base de données bien propre, nous vous recommandons d'effectuer la fusion des contacts semi-automatisée de façon régulière. Une base de données propre vous permettra de sortir plus facilement des informations fiables au sujet de votre clientèle (nombre de clients, panier moyen, nombre de spectacles, etc.). Avec des dossiers multiples, vous n'aurez jamais un aperçu de la réalité.
Pour faire la fusion avec notre module, rendez-vous dans le menu Contacts. Cliquez ensuite sur Actions, puis Fusion de clients.
Vous arriverez dans cette fenêtre.
Les différents éléments cliquables constituent les paramètres choisis pour la fusion: le nom des clients, les adresses, les numéros de téléphone, les courriels. Donc, ce qui est en bleu correspond aux données que vous souhaitez comparer pour effectuer la fusion.
Le fonctionnement général est bien simple ; vous choisissez les paramètres à comparer. Le logiciel fera une analyse complète de votre base de données en fonction de vos paramètres, et mettra en parallèle les dossiers en double.
Nous vous conseillons de faire la fusion de vos contacts en 5 analyses :
- Ne rien exclure : Donc sélectionner chaque ligne pour qu'elle se mette en bleu
- Exclure seulement : Adresses (tout cocher sauf Adresses)
- Exclure seulement : Téléphone (tout cocher sauf Téléphone)
- Exclure seulement : Courriel (tout cocher sauf Courriel)
- Exclure seulement : Nom (tout cocher sauf Nom)
Pour trouver les noms écrits légèrement différemment, comme par exemple Marie-Pier / Marie-Pierre / Mariepier
Pour votre première analyse, sélectionnez tous les paramètres pour ainsi fusionner les contacts qui sont EXACTEMENT identiques et de façon automatique.
- Commencez par ne rien exclure, donc tout cocher.
- Cliquez sur le bouton Lancer l'analyse. La phrase suivante devrait apparaitre: Veuillez noter que les clients identifiés comme étant en double seront fusionnés automatiquement sans votre intervention
Après avoir analysé la base de données, le système fusionnera automatiquement les clients dont les paramètres sélectionnés sont identiques.
Une fois ce premier ménage effectué, vous pouvez passer à la 2e analyse, qui est d'exclure seulement les adresses. Encore une fois pour cette option, les fusions se feront automatiquement, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit!
Par la suite, nous vous conseillons de passer à travers les 3 autres analyses (précisées plus haut) pour vous assurer de bien fusionner tous les clients en double.
Pour chaque analyse, vous devrez faire 5 actions (A à E) présentées ci-bas.
A - Cocher les paramètres désirés pour la fusion (ex: tout sauf Téléphone)
B - Cliquer sur : Lancer l'analyse
C - une fois l'analyse de votre base de données effectuée (cela peut prendre un certains temps selon la grosseur de votre base de données), le système vous affichera le nombre de clients trouvés en double. Il vous suffira de cliquer sur le nom du premier client de la liste de gauche pour faire apparaitre ses fiches.
D - Faite défiler votre page vers le bas. Vous aurez alors le choix de choisir la fiche client comme étant la principale, sans la modifier, ou de choisir la bonne fiche client comme étant la principale, mais modifier certaines informations avant de fusionner.
Vous pouvez aussi cliquer sur Ne pas fusionner, si jamais ce n'est pas la même personne, à partir du bouton rouge dans la colonne de gauche.
Si certaines informations varient d'une fiche-client à l'autre, elles seront identifiées en rouge.
Si vous avez un doute, ne fusionnez pas! Cette action est irréversible!
E - Vous devrez faire cette procédure/analyse pour chaque contact en double que le système aura trouvé.
Une fois avoir traité les dossiers clients, vous reviendrez automatiquement à la page initiale de la fusion avec les options de recherche. Vous reverrez les différents paramètres à cocher. C'est à ce moment que vous pourrez effectuer l'analyse 4, et ainsi de suite.
ATTENTION!
La fusion de contact doit se faire minutieusement. Au cours des prochaines phases, il vous faudra être très attentif aux informations qui vous seront présentées. En effet, le système vous sortira des clients qui n'ont pas toutes les mêmes informations, et qui ne seront peut-être pas du tout la même personne.
Par exemple, deux clients pourraient avoir le même numéro de téléphone, mais pas les mêmes autres coordonnées. Il s'agit peut-être de membres d'une même famille, mais que vous ne voulez pas fusionner.
Pour les plus avertis, il est aussi possible de combiner les paramètres pour faire un nettoyage encore plus poussé:
- Exclure adresse postale et numéro de téléphone (garder nom et courriel)
❗Nous ajoutons cette 7e étape pour les experts des fusions uniquement❗ - Juste les noms et exclure tout le reste (Soyez alerte dans cette opération si vous décidez de procéder)
Comme vous pouvez le constater, les étapes sont nombreuses et la concentration est requise tout au long du processus. C'est pourquoi nous vous conseillons de faire la fusion sur une base régulière.
BONNE PRATIQUE
La fusion de contact devrait être une opération régulière, pour en faire petit à petit et éviter de passer de longues heures là-dessus une fois par année! Développez une méthode de travail qui permettra de faire quelques étapes par semaine, afin de tenir votre base de données bien à jour.
Évidemment, pensez à le refaire juste avant un envoi massif, par exemple.
ATTENTION!
La fusion des contacts est irréversible! Assurez-vous donc de faire ces étapes minutieusement. 🤓